Si le transfert de siège social d’une société peut être considéré comme une simple formalité administrative, il s’agit néanmoins d’une opération juridique complexe, aux conséquences tant juridiques que financières loin d’être négligeables. Bien au-delà du changement d’adresse, cette opération implique certaines précautions à prendre pour éviter des déconvenues par la suite et assurer sa conformité avec les exigences légales en vigueur.
Les étapes à suivre pour un transfert de siège social
Transférer le siège social de son entreprise est un acte non seulement stratégique, mais également lourd de conséquences.
Dans un premier temps, il va convenir de réunir en assemblée générale extraordinaire (AGE) les actionnaires ou les associés afin de voter la résolution de transfert de siège.
Le procès-verbal sera à rédiger scrupuleusement puisque c’est lui qui servira d’acte officiel pour la réalisation des transferts statutaires par la suite.
Dans un second temps, il va être nécessaire de procéder à la modification des statuts pour y inscrire la nouvelle adresse du siège social. C’est à ce stade que l’on formalise concrètement le fait de changer l’adresse d’une entreprise. Cette modification devra être enregistrée auprès de l’administration compétente en fonction du type de société. Une fois les statuts à jour, l’opération devra faire l’objet d’une publication dans un journal d’annonces légales dans le département du nouveau siège social. Cette démarche, bien que souvent oubliée, est indispensable pour finaliser et officialiser le transfert.
Il est ensuite nécessaire de déclarer le changement auprès du centre de formalités des entreprises (CFE) dont dépend la société. Ce dernier se chargera d’informer les différents organismes tels que l’INSEE, le greffe du tribunal de commerce ou encore les services fiscaux. C’est cette déclaration qui va permettre la mise à jour de l’extrait Kbis et donc officialiser juridiquement la nouvelle adresse du siège social.
Quels sont les coûts liés au transfert de siège social ?
Le transfert de siège social entraîne diverses dépenses qu’il est préférable d’anticiper.
D’abord, la publication de l’annonce dans un journal d’annonces légales donnera lieu à des frais, dont le montant varie en fonction de la taille de l’annonce et du département. Cependant, une partie de ces frais est fixe et obligatoire.
Ensuite, des frais de greffe seront à payer pour enregistrer la modification au RCS.
Si vous faites appel à un notaire ou à un avocat pour mettre à jour les statuts ou pour toute autre raison liée au transfert de siège social, leurs honoraires constitueront également une dépense financière. Toutefois, même si leur aide n’est pas indispensable, il peut être intéressant d’être assisté par des professionnels du droit afin d’éviter les erreurs et que le transfert se fasse dans les règles.
Enfin, certains frais annexes peuvent venir s’ajouter aux précédents tels que les dépenses liées au déménagement matériel de l’entreprise, à la mise à jour des supports de communication ou encore à l’aménagement du nouveau local. Ces différentes dépenses peuvent varier fortement d’une société à l’autre en fonction notamment de sa taille et de la distance entre le précédent et le nouveau siège social.
Les formalités légales à respecter lors d’un transfert de siège social
Pour qu’il soit valable, il faut veiller à respecter les formalités légales liées au transfert de siège social.
D’une part, il convient de respecter les délais imposés par la réglementation en vigueur pendant chaque étape de la procédure.
En effet, la publication dans le journal d’annonces légales doit intervenir dans les plus brefs délais après la prise de décision par l’AGE, puis suivie dans le délai réglementaire par la déclaration auprès du CFE sous peine de sanctions.
D’autre part, il est fondamental que les statuts modifiés de l’entreprise reflètent fidèlement la décision prise de transférer le siège social. Toute erreur ou omission pourrait entraîner des complications juridiques et administratives à l’avenir.
Enfin, l’entreprise doit s’assurer de respecter la législation applicable à son activité sur le plan local et national, qui peut d’ailleurs dépendre du lieu où se trouve désormais le siège social. Ainsi, pour garantir un transfert de siège social régulier, plusieurs étapes spécifiques sont à suivre.
Voici un récapitulatif des principales formalités à réaliser :
- Prendre l’accord de l’AGE pour le transfert (décision exceptionnelle liée aux statuts juridiques de l’entreprise) ;
- Modifier les statuts afin d’y mentionner la nouvelle adresse du siège social ;
- Publier un avis informant du transfert du siège social dans un journal d’annonces légales ;
- Déposer une déclaration auprès du CFE ;
- Informer le greffe du tribunal de commerce compétent ;
- Mettre à jour le site web de l’entreprise ainsi que tous les supports et documents commerciaux.
Cependant, il est tout de même recommandé – bien que non obligatoire – d’informer tous vos partenaires commerciaux tels que vos clients et fournisseurs voire vos concurrents du changement d’adresse du siège social. Cela vous évitera une interruption d’activité si jamais des factures n’arrivent plus à leurs destinataires par exemple.
Ainsi, en respectant scrupuleusement ces différentes formalités, une entreprise peut transférer son siège social en toute sérénité et conformité avec la loi.
