Les réunions en présentiel ou à distance font partie de la vie professionnelle d’un nombre important de salariés. La pandémie a entraîné le développement des réunions à distance. Elles ont permis à beaucoup de sociétés de passer le cap de la crise sanitaire et de continuer à travailler sur leurs objectifs.
Aujourd’hui, le temps est venu de faire le point sur les avantages et les désagréments de cette forme de conférence. Dans quelles conditions la réunion à distance est-elle le plus efficace ? Quels sont les inconvénients générés par les séances en ligne ? Comment bien préparer vos rencontres en présentiel pour en tirer le meilleur parti et renforcer la cohésion de votre entreprise ? Quels bienfaits retirer des réunions en présentiel ?
Les avantages et les inconvénients des réunions à distance
Qu’elles soient à distance ou en présentiel, les réunions occupent une place importante dans la vie professionnelle d’une majorité de salariés. Comprendre et comparer les principaux outils et les critères participant à l’efficience de la réunion à distance est essentiel pour améliorer leur efficacité.
Les réunions en ligne : quels avantages ?
Du côté des initiateurs, organiser une réunion coûte moins cher. En effet, ils économisent sur la location de la salle de réunion, sur les frais de déplacement des différents intervenants et des auditeurs. Du point de vue de ces derniers, ils gagnent un temps considérable en évitant les heures passées dans les transports.
De ce fait, le taux de participation aux réunions en ligne dépasse souvent celui des réunions physiques. De plus, elles permettent de réunir des salariés éloignés géographiquement.
Critères d’efficacité d’une réunion virtuelle
Selon une étude menée par 3 universitaires, Paul Mizen, Shivani Taneja et Nicolas Bloom, au Royaume-Uni, fin 2021, auprès de 2 000 actifs, les réunions à distance s’avèrent plus efficaces en petit comité de 3 à 4 individus. Les membres interagissent davantage et peuvent partager plus aisément leurs documents de travail. Autre atout précieux, ces salariés peuvent ainsi gagner du temps dans leurs tâches professionnelles quotidiennes. Ils peuvent, de même, réduire leurs déplacements, ce qui présente un bénéfice pour l’environnement.
Toutefois, dès que le nombre d’intervenants dépasse 10 personnes, les avantages précités disparaissent. Tout le monde ne collabore pas aussi facilement. D’ailleurs, les micros sont le plus souvent éteints afin d’éviter les bruits et les nuisances sonores. Certains participants vont même jusqu’à couper leur vidéo. Quelle qu’en soit la raison, cela impacte négativement l’efficacité de la réunion.
Les inconvénients des réunions en ligne
Jeremy Bailenson, chercheur britannique de l’Université de Stanford, a publié une étude en 2021 à propos des effets négatifs produits par les réunions Zoom. Il détecte quatre causes principales à la fatigue générée par les visioconférences.
- Le fait de regarder son ou ses interlocuteurs, à une distance réduite, pendant une durée prolongée représente un inconfort certain. En effet, cet espacement correspond soit à un intervalle lié aux rapports intimes, soit à une invasion dans la sphère privée de la personne et donc à une agression corporelle. D’ailleurs, dans la réalité, personne ne communique de cette façon dans l’environnement professionnel.
- De plus, pendant une réunion virtuelle, l’intervenant observe longuement son visage. Cet effet miroir rend le plus souvent cette position déplaisante, surtout pour les individus mal à l’aise avec leur apparence physique.
- Les visios qui s’éternisent au-delà de deux heures limitent la mobilité des auditeurs. Dans une conférence organisée matériellement, une pause permet de se dégourdir les jambes, de discuter avec les autres membres. Rien de tout cela n’arrive dans une réunion virtuelle.
- Ces dernières font abstraction d’une grande partie de la communication entre les humains. En effet, la transmission de l’information par les gestes aide les conférenciers à transmettre leurs discours et ils s’inspirent également des signes d’ennui des participants, tels que des apartés entre auditeurs ou des visages qui regardent ailleurs. Les réunions à distance excluent tous ces signes, et obligent l’orateur à faire un effort supplémentaire pour diffuser son message.Les participants se sentent également obligés de maintenir leur attention.
Zoom ou Microsoft Team ?
Parmi les applications, les réunions Microsoft team ou Zoom figurent en tête de liste. Zoom reste gratuit jusqu’à 100 personnes, cette application offre la possibilité d’enregistrer les sessions et de les programmer. Microsoft Team fait partie de Microsoft 365. Il apporte une sécurité et une transparence accrues. Effectuez votre choix en fonction de vos objectifs et de vos critères pour utiliser l’outil qui vous convient le mieux.
Meilleure productivité des réunions en présentiel
L’intérêt des réunions professionnelles
Les réunions physiques apportent un moyen idéal aux entreprises pour communiquer efficacement l’information. Elles fournissent de plus une occasion précieuse pour présenter les objectifs et indiquer les enjeux à venir. Elles favorisent également l’interaction entre collègues. Elles aident ainsi à créer et entretenir une ambiance de travail agréable et plus productive.
Renforcer la cohésion dans le groupe
En plus de leur intérêt stratégique pour diffuser l’information et mobiliser les collaborateurs, les réunions en présentiel contribuent effectivement à la solidification des relations entre collègues. Elles offrent une occasion à tous les participants d’échanger leurs points de vue, leurs idées et leurs suggestions. C’est un espace propice pour améliorer la communication, faire le point sur l’avancée des projets, débattre sur les difficultés rencontrées et susciter des solutions nouvelles pour atteindre ensemble les objectifs.
Plus de convivialité
L’être humain est avant tout un être sociable. Il a besoin d’échanges avec ses collègues. La crise sanitaire a démontré ce besoin essentiel. Les réunions en présentiel améliorent les relations professionnelles et permettent de préserver l’aspect social. Elles rompent avec la monotonie et évitent l’isolement des séminaires virtuels. Souvent, les participants d’une réunion physique débriefent à la sortie de la rencontre et partagent des informations complémentaires. Ceci n’existe pas dans les conférences en ligne.
Comment optimiser le temps et l’efficacité des réunions physiques ?
La programmation d’une réunion physique présente donc des avantages appréciables. Toutefois, une préparation en amont reste essentielle pour en tirer le meilleur parti.
- Avant toute chose, il importe de bien définir le thème de la rencontre et d’établir un ordre du jour et de le communiquer à tous les participants.
- Chaque question examinée doit faire l’objet d’un minutage. Cela prévient les dérives hors sujet. L’orateur canalise mieux le temps imparti à chaque étape évoquée lors de la conférence.
- De la même façon, pendant la réunion, la gestion des discussions demeure un fait essentiel. Bien qu’il convient de tenir compte des points de vue et des contributions de chacun, la nomination d’un modérateur, chargé de réguler le déroulement des débats, évite le débordement sur des propos en dehors du thème abordé.
- Le conférencier effectue un résumé à la fin de la réunion. Il offre ainsi l’occasion aux participants de leur rappeler les principaux points évoqués.
Les réunions en présentiel restent donc un outil précieux pour les entreprises. Elles génèrent une relation de confiance et renforce la cohésion au sein du groupe. Les réunions physiques permettent de résoudre plus vite les problèmes, car les auditeurs partagent sans peine leurs idées et leurs retours d’information en temps réel. En outre, elles stimulent la créativité et la motivation des salariés. Elles améliorent donc la productivité et participent à une meilleure adhésion des employés aux ambitions de l’entreprise. Si les réunions à distance génèrent davantage de souplesse et de gain de temps, les réunions en présentiel apportent également leurs avantages. L’hybridation des deux types de rencontres doit être examinée avec soin. Selon les objectifs attendus d’une réunion, il est dorénavant envisageable de recourir soit à l’une ou l’autre option.