Bien rédiger une lettre d’intention peut paraître un exercice difficile pourtant, c’est un incontournable de nombreux processus de sélection.Chez nous, à l’heure où la personnalisation et l’authenticité sont devenues des alliées de taille dans le monde du travail, savoir comment bien structurer et rédiger ce type de courrier est indispensable pour vous distinguer.Loin d’être une simple formalité, la lettre d’intention est une belle opportunité de valoriser vos motivations et vos compétences spécifiques.Dans cette optique où la concurrence se fait de plus en plus rude, il est impératif de connaître les règles du jeu sur le bout des doigts.
Les incontournable d’une lettre d’intention réussie
Appelée également pré-offre ou lettre pré-contractuelle, la lettre d’intention a pour vocation de matérialiser les intentions des différentes parties prenantes dans un cadre professionnel ou scolaire.Celle-ci repose avant tout sur une structure précise et identifiable qui se compose de plusieurs éléments indispensables à toute communication efficace et professionnelle.Ainsi, en premier lieu, l’introduction doit poser le contexte et l’objectif de la lettre.Elle doit expliquer sommairement les raisons qui poussent son auteur à rédiger celle-ci afin que le destinataire sache immédiatement quelle est son intention.Mais aussi, il convient d’indiquer succinctement quelles sont les parties impliquées : noms, adresses, coordonnées,… car il serait dommage qu’il y ait confusion sur les personnes considérées comme concernées par la lettre.
De la même manière que l’introduction doit être directement suivie par le corps du texte qui aborde les points principaux que son rédacteur souhaite traiter.Que cela soit la présentation du projet, ses modalités et son calendrier mais aussi les attentes que vous avez vis-à-vis de votre interlocuteur ou encore vos propositions.Même si cela n’est pas obligatoire, nous vous conseillons néanmoins d’inclure en fin de lettre les termes préliminaires d’un éventuel accord.Les conditions suspensives ainsi que les engagements du cédant peuvent également être mentionnés.Par ailleurs, si une clause de confidentialité est applicable à votre demande ou à l’objet de votre lettre ne confondons pas celle-ci avec la promesse de secret.Il est important d’être factuel et énoncer clairement chaque point sans ambiguïté car rappelons-le une lettre d’intention peut faire office de document préalable à des négociations futures voire même faire foi en cas de besoin devant un tribunal donc peu importe le sujet abordé soyez clair et précis.
En résumé, une bonne lettre d’intention se finit par une conclusion qui synthétise les différents points abordés et qui rappelle l’intérêt de l’expéditeur pour un accord dans le futur. Il est souvent judicieux d’y inclure une demande de retour ou de réponse du destinataire, qui indique la suite à donner. Il est également apprécié d’ajouter une formule de politesse adaptée, signe de respect et de professionnalisme, qui peut jouer en faveur d’une réception favorable de la lettre. La structure type comprend généralement les coordonnées de l’expéditeur et du destinataire, l’objet de la lettre d’intention, la présentation succincte du projet, les atouts du dossier ou du projet, la preuve que le projet a suscité l’intérêt du destinataire et enfin la formule de politesse et la signature. La valeur juridique dépendra beaucoup de son contenu et du contexte (demande de stage, admission dans une école ou université, collaboration professionnelle, demande de financement, autorisation pour mener des activités réglementées ou pour prendre des engagements auprès d’un tiers).
Les bonnes pratiques pour rédiger une lettre d’intention efficace
Pour capter l’attention de votre interlocuteur, la première des choses est de personnaliser votre lettre.
Prenez le temps de bien identifier à qui vous vous adressez et renseignez-vous sur les centres d’intérêt, les besoins et même les enjeux éventuels de votre destinataire. Votre contenu doit être adapté et avoir du sens. Une lettre d’intention qui démontre une réelle connaissance de l’autre partie sera plus facilement acceptée.
Ensuite, même si vous devez rester professionnel, n’hésitez pas à garder un côté convivial et respectueux. Ne tombez pas dans un jargon trop important qui nuirait à la compréhension de votre message. L’idée est de trouver un juste milieu entre le formel et le compréhensible. Tout l’art est là ! La seule façon d’y parvenir est de faire relire votre lettre par une tierce personne. Une fois que vous êtes satisfait du résultat final, n’hésitez pas à vérifier qu’il n’y a aucune faute d’orthographe ou de grammaire car cela pourrait nuire à votre image et donc à la prise en considération de votre demande. Sachez toutefois que si vous ne parvenez pas à formuler clairement vos motivations, c’est peut-être que vous ne devez pas vous adresser à ce partenaire particulier ou tout simplement qu’il faut que vous adaptiez votre demande par rapport à la situation.
Enfin, dernier conseil efficace : structurez votre lettre. Mettez en avant les informations les plus importantes au début et terminez par des éléments moins primordiaux afin de maintenir l’intérêt jusqu’à la fin. Utilisez des paragraphes courts et bien séparés pour éviter un bloc trop dense.
Enfin, n’oubliez pas d’intégrer des transitions naturelles entre les parties pour assurer une bonne fluidité de lecture. Sachez cependant que cette rédaction se fait principalement sous seing privé et qu’il y aura donc beaucoup plus d’analyses financières et opérationnelles dans le cas particulier où il s’agirait d’une transaction commerciale qui augmente en fréquence entre sociétés aujourd’hui.
Voici quelques éléments essentiels auxquels il faudra également prêter attention lors de la rédaction :
- Commencez par déterminer le but précis de votre lettre.
- Rédigez dans un format propre et présentable, avec des marges adéquates.
- Incluez une salutation personnalisée pour établir un contact instantané.
- Pratiquez la concision : allez directement au but tout en restant courtois.
- Terminez avec une conclusion marquante qui encourage à agir ou à répondre.
En appliquant ces pratiques, vous rendrez non seulement votre lettre plus efficace mais également vous laisserez une impression positive de vous ou de votre organisation auprès du lecteur. En suivant ces conseils lors de votre prochaine rédaction, vous aurez beaucoup plus de chances d’obtenir une réponse positive.
Avis juridique et recommandations
Il convient de garder à l’esprit, au moment de rédiger votre lettre d’intention, les différents enjeux juridiques qui peuvent en découler.
En effet, si elle ne revêt pas la qualité de contrat stricto sensu, la lettre d’intention peut tout de même être considérée comme un document précontractuel ayant une valeur juridique.C’est pourquoi il convient de mettre en exergue les intentions non contraignantes de la lettre d’intention, pour protéger les parties d’éventuelles obligations qu’elles n’auraient pas envisagées.
Il s’agit donc de préciser que la lettre d’intention ne constitue pas un engagement ferme, sauf indication contraire.On l’aura compris, il faut rester vigilant face aux risques que représentent les conséquences contractuelles.
En effet, si la lettre d’intention fait naître des droits et obligations entre les parties, elle pourra être requalifiée en contrat. A ce titre, il faudra veiller à respecter la bonne foi contractuelle.Ainsi, même si elle est valablement rédigée, prenez garde aux éventuels effets juridiques d’une rupture abusive des négociations.
Par ailleurs, lorsque les enjeux sont importants ou que la lettre d’intention porte sur des opérations complexes et risquées (fusion-acquisition ciblée par exemple), il est recommandé de demander l’avis d’un juriste. Un avocat sera à même de vous aider à formuler correctement les termes employés dans le document afin d’éviter tout malentendu sur le plan juridique.Il pourra également vérifier que votre lettre respecte toutes les lois et réglementations applicables. Vous minimiserez ainsi le risque de contentieux ultérieur.Enfin, parce qu’assurer la protection des informations confidentielles du partenaire est crucial et constitue un point fort de votre offre commerciale, valorisez cet aspect dans votre lettre d’intention.
Enfin, en matière de bonnes pratiques: Conservez une copie de votre lettre d’intention signée.
Ainsi vous pourrez toujours vous y référencer si besoin.Gérez proactivement les échanges après l’envoi de votre lettre d’intention pour assurer le suivi du dossier.