Les systèmes de suivi des candidatures (ou ATS, pour Applicant Tracking System) sont désormais des outils indispensables du processus de recrutement. En simplifiant le tri et le rangement des candidatures, ces logiciels facilitent considérablement le travail des recruteurs tout en optimisant l’expérience candidat. Si votre entreprise n’a pas encore équipé ses équipes de ce type d’outil, c’est le moment de vous pencher sur la question : un ATS est en effet un précieux allié pour réussir vos recrutements.Dans une mer d’options disponibles sur le marché, comment savoir quel ATS choisir ? Cet article vous résume les critères essentiels à prendre en compte pour faire le meilleur choix selon vos besoins spécifiques.
Les fonctionnalités essentielles et innovations des ATS
Véritables logiciels de gestion de recrutement, les systèmes de suivi des candidatures (Applicant Tracking Systems ou ATS) contiennent un ensemble de fonctionnalités essentielles qui facilitent la gestion du recrutement des entreprises.
Parmi celles-ci, la gestion centralisée des candidatures constitue une fonctionnalité clé : un bon ATS doit vous permettre de centraliser l’ensemble de vos candidatures au sein d’un même outil pour faciliter le tri et l’organisation des profils reçus.
Cela passe par la possibilité de diffuser les annonces et de filtrer les CV selon certains critères définis en amont afin que les équipes RH puissent gagner du temps et accéder rapidement aux meilleurs candidats correspondant à leurs besoins. Loin d’être accessoire, la dimension collaborative est également fondamentale dans un système de suivi des candidatures. Grâce aux outils de recrutement collaboratif fournis par votre futur logiciel, votre équipe pourra traiter plus facilement certaines candidatures ensemble.
À cet égard, l’automatisation est une tendance forte vers laquelle s’orientent aujourd’hui les nouveaux ATS. En automatisant certaines tâches répétitives – réponses automatiques aux candidats, planning d’entretiens par visioconférence ou mise à jour des bases – , les solutions modernes permettent aux recruteurs de se concentrer sur l’essentiel : le qualitatif dans l’évaluation des candidats. Ces ATS proposent ainsi souvent une sérieuse palette d’outils et fonctionnalités avancés dans la gestion des talents : scoring, tracking ou encore suivi des candidatures entre autres permettant aux équipes RH non seulement d’accompagner chaque candidat tout au long du processus mais aussi et surtout d’enrichir chacune de leurs interactions avec ces derniers via un historique complet.L’intégration au cœur même du logiciel avec ses autres outils tels que les emails et calendriers est également primordiale pour faciliter les opérations quotidiennes.
Dans le même temps, l’innovation technologique transforme les ATS avec l’intégration de l’intelligence artificielle (IA). Les algorithmes de machine learning analysent désormais les données des candidats avec plus de granularité, fournissant aux recruteurs des insights précieux sur les compétences et la compatibilité culturelle des candidats.
En outre, les outils d’analyse prédictive peuvent estimer la probabilité que tel ou tel candidat réussisse dans un poste donné, transformant le recrutement en un processus plus stratégique et basé sur des données réelles. La diffusion multicanale permet aux entreprises d’accroître la visibilité de leurs offres et d’optimiser leur budget de recrutement.
Enfin, les ATS modernes sont conçus pour être conformes au RGPD, garantissant une gestion sécurisée et légale des données personnelles des candidats.
Comment choisir l’ATS idéal pour votre société ?
Pour vous assurer que l’ATS sélectionné soit idéal pour votre entreprise, il y a différents critères à considérer.
Le premier élément à prendre en compte est bien entendu la taille de votre structure, mais aussi sa typologie.
En effet, un ATS qui répondra parfaitement aux besoins d’une start-up ne saura pas forcément satisfaire une entreprise de taille intermédiaire, tout comme il ne conviendra pas à un grand groupe. L’outil doit être suffisamment modulable et scalable pour s’adapter à votre structure et elle seule doit pouvoir le personnaliser en fonction de vos besoins propres.
Le second critère à prendre en considération est l’ergonomie de l’outil. Un ATS doit être facile d’utilisation afin de s’assurer que tous les utilisateurs internes (recruteurs, managers, RH…) s’emparent facilement du logiciel. Si le logiciel est peu ou mal pris en main, l’entreprise perdra du temps et de l’énergie et peut même démotiver ses équipes. Il convient donc de sélectionner un ATS avec une interface utilisateur claire, des fonctionnalités simples d’utilisation et un support technique performant si besoin. Le troisième élément à considérer est le type de modèle proposé : SaaS (pas d’installation nécessaire, téléchargeable depuis n’importe où) ou On-premise (total contrôle des données mais nécessite une infrastructure IT).
Dernier point clé : la compatibilité et les intégrations avec d’autres outils RH déjà utilisés dans votre entreprise. Un ATS qui ne peut pas facilement se connecter avec votre CRM ou votre logiciel paie obligera vos équipes à saisir deux fois les mêmes informations. Ce qui peut provoquer des erreurs et perdre en efficacité. Le respect des normes RGPD ainsi que la sécurité et la confidentialité des données sont aussi des éléments clefs à prendre en compte lors de votre choix. De même que le rapport qualité/prix.
Nous vous proposons ci-dessous une liste non-exhaustive des critères auxquels nous vous conseillons de prêter attention lorsque vous recherchez un ATS :
- Vérifiez la présence de fonctionnalités avancées comme les outils d’analyse et de reporting pour suivre l’efficacité de votre processus de recrutement.
- Assurez-vous que l’ATS que vous choisissez est mobile-friendly, c’est-à-dire qu’il fonctionne bien sur les ordinateurs, mais aussi sur les smartphones et les tablettes.
- Si votre entreprise est internationale, un ATS supportant plusieurs langues peut être essentiel.
- Regardez si l’ATS que vous envisagez d’acheter vous permet de personnaliser les workflows et d’adapter les processus de recrutement à votre entreprise.
- Certaines solutions d’ATS proposent des tests et évaluations pré-embauche avec leur solution pour évaluer et trier rapidement les candidatures.
- Renseignez-vous sur la réputation du fournisseur en lisant les avis et témoignages d’autres utilisateurs. Cela vous donnera une bonne idée du niveau de service client auquel vous pouvez vous attendre.
En gardant ces critères à l’esprit, vous serez plus à même de choisir un ATS qui corresponde aux besoins actuels, mais aussi futurs de votre entreprise.
Quel impact auront les ATS sur le recrutement ?
En rendant plus efficace la gestion des candidatures et l’automatisation de certaines tâches, les ATS ont un impact direct sur la réduction du temps de recrutement.
D’après les chiffres, 46 % des recruteurs utilisent un ATS. En collaboratif, les ATS réduisent le temps de recrutement de 64 %.
Ainsi, l’ATS permet d’accélérer le processus de recrutement et donc de réduire le nombre de candidats que vous perdez à cause d’un processus trop long.
Mais surtout, l’ATS améliore la qualité du recrutement.
En effet, grâce aux outils d’analyse d’un ATS, vous pouvez suivre des métriques importantes comme le temps de recrutement ou le coût par embauche ou encore la qualité des embauches. Vous disposez aussi d’un tableau de bord qui vous donne une vision stratégique sur vos candidatures et votre portefeuille de talents.
Par conséquent, vous allez pouvoir savoir quelles sources de candidatures sont les plus efficaces pour vous et ajuster vos efforts en conséquence. 65 % des grandes entreprises utilisent un ATS, alors l’automatisation vous fait gagner du temps tout en améliorant la qualité du recrutement !
Et enfin, l’ATS n’a pas seulement un impact sur votre efficacité opérationnelle. Il a aussi un rôle majeur dans l’expérience candidat que vous offrez aujourd’hui. Et dans un marché concurrentiel où il est déjà difficile de trouver des talents qualifiés, il est important d’offrir une bonne expérience candidat pour renforcer votre marque employeur et attirer les meilleurs candidats. C’est pourquoi en offrant une communication rapide et personnalisée avec les différents canaux (chatbot…) , en permettant aux candidats de suivre leurs candidatures et facilement accéder aux informations concernant l’entreprise ou le poste à pourvoir, les ATS participent à améliorer l’expérience candidat. Aujourd’hui plus que jamais avec la digitalisation des recrutements, il est indispensable d’optimiser son processus . Les générations Y et Z ainsi que les job-hoppers influencent déjà largement vos stratégies de recrutement.
Alors utiliser un ATS devient incontournable.