Dans un contexte où la quantité de documents et d’informations ne cesse d’augmenter, la méthode traditionnelle de gestion des documents sur papier ne suffit plus pour répondre aux exigences des entreprises actuelles.
Face à cette situation, la Gestion Électronique des Documents (GED) se présente comme une solution indispensable pour optimiser la gestion documentaire et renforcer la collaboration au sein des organisations. Mais en quoi consiste la GED et pourquoi est-elle si cruciale pour les entreprises contemporaines ? Dans cet article, nous vous invitons à explorer les bases de la GED, son mode de fonctionnement et ses bénéfices pour votre entreprise.
Quelle est la définition de la gestion électronique des documents ?
La gestion électronique des documents, aussi appelée GED, DMS ou EDM, est un système informatisé qui vise à organiser, simplifier et contrôler l’ensemble des documents circulant dans une organisation.
Elle est devenue essentielle pour les entreprises afin d’optimiser la gestion et l’utilisation de leurs documents papier et numériques, issus de diverses sources telles que des courriers, des e-mails, des documents bureautiques ou des processus métiers dématérialisés.
La GED rassemble les documents actifs et les archives courantes dans un répertoire numérique unique, facilitant leur accès, leur partage et leur distribution au sein de l’organisation.
Elle englobe tous les moyens électroniques (logiciels et matériels) utilisés pour traiter les documents numériques et se structure en cinq étapes principales : la création, le stockage, l’utilisation, la diffusion et la destruction des documents.
En plus d’améliorer la circulation et la sécurisation de l’information, la GED permet de gagner du temps et d’accroître la productivité en interne, tout en fluidifiant les échanges entre les collaborateurs.
Elle représente également un outil stratégique pour valoriser et faciliter l’accès aux documents au sein des organisations, qu’ils soient internes ou externes. Il convient de souligner que le terme GED est parfois utilisé de manière erronée pour désigner uniquement un logiciel de gestion de documents, alors qu’il englobe en réalité l’ensemble des processus informatiques, outils, méthodes et bonnes pratiques liés à la gestion électronique des documents.
Ainsi, la GED est un processus global d’entreprise, s’appuyant sur des technologies spécifiques qui permettent une gestion intelligente et automatisée de tous les documents et fichiers d’une organisation, quelle que soit leur origine.
Fonctionnement et attributs d’un système électronique de gestion documentaire
Un système de gestion électronique de documents (GED) est élaboré pour organiser l’ensemble du processus de gestion documentaire et simplifier la distribution des informations au sein d’une organisation. Les principales caractéristiques d’un tel système comprennent la collecte, l’indexation, l’hébergement et le partage des données, la distribution, l’archivage et la surveillance des documents.
La GED fonctionne en 5 étapes : acquisition, stockage, gestion et diffusion des documents et des données d’entreprise et la destruction des documents.
La collecte des documents concerne les fichiers numériques originaux et les documents papier qui doivent être numérisés. Une fois acquis, les documents sont déposés, indexés et classés selon différents critères pour faciliter les requêtes de recherche et leur utilisation ultérieure.
L’hébergement et le partage des documents se font via des serveurs de stockage en ligne appropriés et des sauvegardes régulières pour éviter toute perte de données.
La diffusion des documents électroniques dépend des spécificités et contraintes de chaque secteur, avec des critères clairs concernant la structure documentaire, l’accès aux informations et les droits d’accès aux documents. Le partage des données entre collaborateurs peut se faire par Intranet ou Internet.
Concernant l’archivage, les documents électroniques sont archivés temporairement pendant leur phase d’utilisation courante, tandis qu’un Service d’Archivage Électronique à valeur probante (SAE) est mis en place pour légalement sauvegarder et sécuriser ce qui doit l’être.
Enfin, la surveillance de l’activité de l’organisation est assurée par des outils complémentaires, tels que les notifications automatiques et le tableau de bord, permettant de superviser l’activité, de faciliter le suivi du circuit des documents et d’analyser l’activité.
Les principales fonctionnalités proposées dans une solution de GED pour gérer tous ces flux de documents et d’informations, qu’ils soient sous un format papier ou électronique, incluent :
- la numérisation des documents papier
- la capture automatisée des mails et de leur contenu
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