Dans un contexte où la quantité de documents et d’informations ne cesse d’augmenter, la méthode traditionnelle de gestion des documents sur papier ne suffit plus pour répondre aux exigences des entreprises actuelles.
Face à cette situation, la Gestion Électronique des Documents (GED) se présente comme une solution indispensable pour optimiser la gestion documentaire et renforcer la collaboration au sein des organisations. Mais en quoi consiste la GED et pourquoi est-elle si cruciale pour les entreprises contemporaines ? Dans cet article, nous vous invitons à explorer les bases de la GED, son mode de fonctionnement et ses bénéfices pour votre entreprise.
Quelle est la définition de la gestion électronique des documents ?
La gestion électronique des documents, aussi appelée GED, DMS ou EDM, est un système informatisé qui vise à organiser, simplifier et contrôler l’ensemble des documents circulant dans une organisation.
Elle est devenue essentielle pour les entreprises afin d’optimiser la gestion et l’utilisation de leurs documents papier et numériques, issus de diverses sources telles que des courriers, des e-mails, des documents bureautiques ou des processus métiers dématérialisés.
La GED rassemble les documents actifs et les archives courantes dans un répertoire numérique unique, facilitant leur accès, leur partage et leur distribution au sein de l’organisation.
Elle englobe tous les moyens électroniques (logiciels et matériels) utilisés pour traiter les documents numériques et se structure en cinq étapes principales : la création, le stockage, l’utilisation, la diffusion et la destruction des documents.
En plus d’améliorer la circulation et la sécurisation de l’information, la GED permet de gagner du temps et d’accroître la productivité en interne, tout en fluidifiant les échanges entre les collaborateurs.
Elle représente également un outil stratégique pour valoriser et faciliter l’accès aux documents au sein des organisations, qu’ils soient internes ou externes. Il convient de souligner que le terme GED est parfois utilisé de manière erronée pour désigner uniquement un logiciel de gestion de documents, alors qu’il englobe en réalité l’ensemble des processus informatiques, outils, méthodes et bonnes pratiques liés à la gestion électronique des documents.
Ainsi, la GED est un processus global d’entreprise, s’appuyant sur des technologies spécifiques qui permettent une gestion intelligente et automatisée de tous les documents et fichiers d’une organisation, quelle que soit leur origine.
Comment choisir une solution de GED ?
Le choix d’une solution de GED doit être guidé par les besoins spécifiques de votre organisation. Voici quelques critères avec lesquels vous pouvez comparer les solutions de ged.
- Analyse des besoins : Identifiez vos besoins en matière de gestion documentaire, tels que le volume de documents à traiter, les types de documents (papier, numériques), et les processus métiers à intégrer.
- Facilité d’utilisation : Optez pour une solution intuitive, qui ne nécessite pas une longue formation pour être maîtrisée par vos équipes. L’interface doit être conviviale pour favoriser l’adoption.
- Fonctionnalités proposées : Assurez-vous que la solution offre les fonctionnalités essentielles comme l’indexation, la recherche avancée, la gestion des versions, et l’intégration avec d’autres outils utilisés dans votre entreprise.
- Sécurité des données : La solution doit garantir une sécurité maximale pour vos documents, notamment par le biais du chiffrement, du contrôle des accès, et de la conformité aux réglementations en vigueur, comme le RGPD.
- Scalabilité : Choisissez une solution capable de grandir avec votre entreprise. Elle doit pouvoir gérer une augmentation du volume de documents et s’adapter à de nouveaux besoins.
- Support et maintenance : Le fournisseur doit offrir un support technique réactif et des mises à jour régulières pour garantir la pérennité de la solution.
- Coût total : Comparez le coût total de possession (TCO) de la solution, incluant les licences, les frais de maintenance, les coûts de formation et d’intégration, afin de vous assurer qu’elle rentre dans votre budget.
- Retour d’expérience : Prenez en compte les avis d’autres utilisateurs et demandez des références pour vous assurer de la fiabilité du fournisseur et de la solution proposée.
Fonctionnement et attributs d’un système électronique de gestion documentaire
Un système de gestion électronique de documents (GED) est élaboré pour organiser l’ensemble du processus de gestion documentaire et simplifier la distribution des informations au sein d’une organisation. Les principales caractéristiques d’un tel système comprennent la collecte, l’indexation, l’hébergement et le partage des données, la distribution, l’archivage et la surveillance des documents.
La GED fonctionne en 5 étapes : acquisition, stockage, gestion et diffusion des documents et des données d’entreprise et la destruction des documents.
La collecte des documents concerne les fichiers numériques originaux et les documents papier qui doivent être numérisés. Une fois acquis, les documents sont déposés, indexés et classés selon différents critères pour faciliter les requêtes de recherche et leur utilisation ultérieure.
L’hébergement et le partage des documents se font via des serveurs de stockage en ligne appropriés et des sauvegardes régulières pour éviter toute perte de données.
La diffusion des documents électroniques dépend des spécificités et contraintes de chaque secteur, avec des critères clairs concernant la structure documentaire, l’accès aux informations et les droits d’accès aux documents. Le partage des données entre collaborateurs peut se faire par Intranet ou Internet.
Concernant l’archivage, les documents électroniques sont archivés temporairement pendant leur phase d’utilisation courante, tandis qu’un Service d’Archivage Électronique à valeur probante (SAE) est mis en place pour légalement sauvegarder et sécuriser ce qui doit l’être.
Enfin, la surveillance de l’activité de l’organisation est assurée par des outils complémentaires, tels que les notifications automatiques et le tableau de bord, permettant de superviser l’activité, de faciliter le suivi du circuit des documents et d’analyser l’activité.
Les principales fonctionnalités proposées dans une solution de GED pour gérer tous ces flux de documents et d’informations, qu’ils soient sous un format papier ou électronique, incluent :
- la numérisation des documents papier
- la capture automatisée des mails et de leur contenu
- l’indexation des documents pour faciliter les recherches
- le stockage sécurisé des documents
- la gestion des versions pour garder une trace des modifications
- le contrôle des accès pour protéger les informations sensibles
- le workflow de validation pour automatiser les processus de validation
- l’archivage conforme aux normes légales
- la recherche avancée pour retrouver rapidement les documents
- la gestion des métadonnées pour enrichir les documents avec des informations contextuelles
- l’intégration avec d’autres systèmes d’information pour centraliser la gestion des documents
- le suivi des accès et des modifications pour garantir la traçabilité