En tant qu’employeur, vous devez assumer une partie des coûts des déplacements de vos employés entre leur domicile et leur lieu de travail, qu’ils utilisent le métro, le train ou le vélo.
Quels types de frais sont concernés et quelle est la contribution que vous devez apporter ?
Voici un résumé de vos obligations.
Information importante
Suite à la loi n° 2022-1157 du 16 août 2022 de finances rectificative pour 2022, le seuil d’exemption pour la prise en charge des frais de transport est légalement fixé à 75% du coût de l’abonnement aux transports en commun.
Cette augmentation de 25% des seuils d’exonération s’applique pour les années 2022 et 2023 et ne change pas le seuil obligatoire de prise en charge, qui reste à 50% du coût de l’abonnement aux transports en commun de vos employés.
Les limites annuelles d’exonération de la prime de transport et du forfait mobilités durables sont relevées pour les exercices 2022 et 2023.
Pour plus d’informations sur la mise en œuvre de ces changements, veuillez consulter le site entreprendre.service-public.fr.
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Devez-vous prendre en charge les frais de transport de vos employés ?
Tous les employeurs, quelle que soit la taille de l’entreprise, doivent assumer une partie du coût des abonnements de transport souscrits par leurs employés pour leurs trajets domicile-travail. Ces transports peuvent être des services publics de location de vélos, ou de transports en commun tel qu’il est indiqué dans le Code du travail.
Quels types de transport nécessitent une contribution obligatoire de l’employeur ?
Votre obligation de contribution ne concerne que les abonnements souscrits par vos employés pour leurs trajets domicile-travail effectués avec des transports en commun ou des services publics de location de vélos (art. L. 3261-2 du Code du travail).
Plus précisément, vous devez contribuer si l’employé possède l’un des titres suivants :
– un abonnement émis par la SNCF ou la RATP, une entreprise de transport public ou autre régie de transport public. L’abonnement doit être hebdomadaire, mensuel, annuel ou à renouvellement tacite, avec un nombre de voyages limité ou illimité.
– un abonnement à un service de location de vélos géré par un service de l’état
À noter
Les titres de transport qui sont achetés à l’unité ne peuvent pas bénéficier d’un remboursements.
Quelle est la contribution de l’employeur à la prise en charge obligatoire des frais de transport de ses employés ?
Vous êtes tenu de couvrir 50% des coûts des abonnements de transport de vos employés, en se basant sur un tarif en deuxième classe pour le trajet le plus court entre leur habitation et leur lieu de travail.
Cette obligation s’applique à l’ensemble du trajet, même si plusieurs abonnements sont nécessaires (par exemple, train et bus).
Cependant, vous pouvez refuser de participer aux frais de transport si l’employé reçoit déjà des indemnités pour ses déplacements domicile-travail d’un montant égal ou supérieur à 50% de la prise en charge.
Information importante
La participation de l’employeur à 50% des frais de transport est exclue du calcul des cotisations sociales, de la contribution sociale généralisée (CSG) et de la contribution pour le remboursement de la dette sociale (CRDS).
En 2022 et 2023, le seuil des cotisations sociales monte à hauteur de 75% pour les employés, même s’ils sont éloignés de leur domicile pour des raisons personnelles.
La prise en charge des frais de transport varie en fonction de la durée de travail des employés :
- pour ceux qui travaillent au moins la moitié de la durée légale ou conventionnelle hebdomadaire (35 heures), la prise en charge est de 50%, comme pour un salarié à temps plein ;
- pour ceux qui travaillent moins, la prise en charge est calculée au prorata des heures travaillées.
Comment se passe la prise en charge des frais de transport des employés ?
Vos employés doivent vous fournir un justificatif ou vous montrer leur titre de transport pour que vous puissiez les rembourser.
Le remboursement de votre part doit être effectué dans les délais les plus brefs et au plus tard à la fin du mois suivant la période de validité du titre de transport.
Si un salarié prend un abonnement annuel, votre prise en charge se fait mensuellement. Il est nécessaire de communiquer toute modification concernant les modalités de preuve ou de remboursement des frais de transport à vos employés au minimum un mois avant la date de mise en vigueur du changement.
Quels modes de transport peuvent être pris en charge de manière optionnelle par l’employeur ?
L’employeur n’est pas tenu de couvrir les frais de transport individuel de ses employés, mais il peut choisir de le faire, en totalité ou en partie.
Cette prise en charge est mise en place par un accord d’entreprise ou une décision unilatérale et s’applique, le cas échéant, à tous les employés de l’entreprise (y compris les stagiaires).
Cette prise en charge des frais de transport peut se faire de différentes façons :
- une « prime transport » pour couvrir une partie ou la totalité de leurs dépenses de carburant (ou de recharge pour un véhicule électrique) des salariés
- un remboursement kilométrique basé sur le barème des dépenses professionnelles.
La prime de transport pour 2022 et 2023
Pour les années 2022 et 2023, le plafond annuel d’exonération de la prime de transport est relevé.
- Pour les frais de carburant, le plafond est à 400 € (au lieu de 200 €)
- Pour les coûts de recharge des véhicules électriques, hybrides rechargeables ou à hydrogène : 700 € (au lieu de 500 €)
- En Guadeloupe, Guyane, Martinique, La Réunion et Mayotte : ces seuils sont respectivement ajustés à 600 € et 900 €.
La prime de transport peut être cumulée avec la prise en charge obligatoire de 50% du prix des frais de transport public par l’employeur pendant les années 2022 et 2023.
Le forfait mobilités durables
Le « forfait mobilités durables » est en vigueur depuis le 10 mai 2020 et permet aux employeurs de prendre en charge, facultativement, les frais de déplacement des employés utilisant d’autres modes de transports que ceux cités plus haut.
Il s’agit des modes de transport suivants : le vélo, le covoiturage (pour le conducteur ou le passager), les transports publics de personnes (différents de ceux déjà pris en charge obligatoirement), les autres services de mobilité partagée, le cyclomoteur (catégorie L1e ou L2e), la motocyclette (catégorie L3e ou L4e) et les engins de déplacement personnel (motorisés ou non) en location ou en libre-service.
En outre, depuis le 1er janvier 2022, les employés propriétaires d’un engin de déplacement personnel (motorisé ou non) sont également éligibles.
Les frais sont pris en charge par une allocation forfaitaire exonérée de cotisations et de contributions sociales, limitée à 700 € par an et par salarié pour les années 2022 et 2023, et à 900 € pour les départements de la Guadeloupe, de la Guyane, de la Martinique, de La Réunion et de Mayotte.
Le plafond d’exonération passe de 600 € à 800 € si le salarié combine la prise en charge obligatoire des frais de transport public avec le forfait mobilités durables.
Information importante
Si les entreprises fournissent gratuitement une flotte de vélos ou de vélos à assistance électrique à leurs employés pour leurs trajets domicile-travail, elles peuvent bénéficier d’une réduction d’impôt sur les sociétés. On ne peut bénéficier de cette réduction que pour un maximum de 25% des dépenses engagées pour l’achat ou la maintenance de la flotte de vélos ou de vélos à assistance électrique.
Adapté de l’article https://www.economie.gouv.fr/entreprises/frais-transport-salaries sous licence etalab-2.0