Depuis le 1er janvier 2024, toutes les entreprises, même les très petites, doivent obligatoirement passer à la facturation électronique. L’objectif de cette obligation est de simplifier le travail des entreprises et d’optimiser le contrôle fiscal.
Mais elle en cache une autre : comprendre les obligations liées aux logiciels de facturation. Quelles sont-elles ? Comment s’y conformer ?
Qu’est-ce que la facturation électronique ? Quels sont ses principes ?
La facturation électronique désigne l’ensemble du processus de création, d’émission, de transmission et de réception d’une facture au format dématérialisé, c’est-à-dire sans document papier.
Il ne s’agit pas d’une simple facture envoyée au format PDF par e-mail, mais d’un document qui respecte un certain nombre de critères permettant d’assurer son intégrité, son authenticité et sa lisibilité tout au long de son cycle de vie. Ce processus repose sur l’utilisation de solutions informatiques permettant d’automatiser et de sécuriser les échanges entre le fournisseur et le client.
La facture dématérialisée doit comporter les mêmes mentions légales qu’une facture relative à une vente effectuée avec un document papier : identité des parties (acheteur et vendeur), description des biens ou services fournis, montant hors taxes et toutes taxes comprises… Elle se distingue néanmoins par l’utilisation de formats structurés ou hybrides permettant le traitement automatisé de l’information. Le but ? Simplifier la gestion comptable, améliorer la traçabilité du processus et réduire les risques d’erreur voire de fraude.
L’adoption de la facture électronique s’intègre dans un mouvement plus vaste de modernisation administrative et de transition numérique soutenue par les considérations écologiques comme par la volonté d’optimiser les processus financiers des entreprises.
Contexte réglementaire et historique
L’émergence de l’obligation de facturation électronique en France est le fruit de la volonté des textes européens et de la législation française.
La première pierre a été posée en 2014 par la directive européenne 2014/55/UE, qui établissait le cadre d’une future obligation de facturation électronique dans le domaine des marchés publics.
La loi de finances pour 2020 aura marqué un tournant avec l’instauration d’une obligation générale d’accepter la facture électronique dans toutes les transactions inter-entreprises soumises à la TVA, au travers de sa transposition progressive dans le droit français.
Cette transposition est organisée selon un calendrier précis. Depuis 2020, les entreprises ayant une relation commerciale avec le secteur public sont tenues d’émettre des factures électroniques via la plateforme Chorus Pro. La réforme s’étend actuellement aux entreprises du secteur privé, pour une généralisation aux entreprises quelle que soit leur taille ou leur secteur d’activité.
Deux objectifs sont recherchés : renforcer significativement la lutte contre la fraude à la TVA grâce à une traçabilité accrue des échanges commerciaux et accélérer la digitalisation des échanges commerciaux entre entreprises. La réglementation évolue rapidement et il appartient aux entreprises de s’y adapter en permanence.
Quelles entreprises sont concernées et quelles sont les échéances ?
La généralisation de la facturation électronique concerne toutes les entreprises domiciliées en France assujetties à la TVA, qu’il s’agisse de grandes entreprises, d’ETI, de PME ou de microentreprises.
Les indépendants et auto-entrepreneurs y sont également soumis, dès lors qu’ils émettent des factures à destination d’autres entreprises (B2B). Seules les factures émises à destination des particuliers (B2C) et certaines opérations spécifiques échappent, pour le moment, à cette généralisation.
Le calendrier de déploiement prévoit un démarrage progressif selon la taille de l’entreprise. A titre d’exemple : les grandes entreprises, puis les ETI, suivies des PME puis des TPE. Si la date du coup d’envoi est déjà repoussée plusieurs fois dans le temps, il est néanmoins essentiel pour les entreprises de se préparer à l’échéance qui les concernent. En cas de doute, se référer aux textes officiels ou se rapprocher de son expert-comptable pour connaître la date d’entrée en vigueur longue qui reste à respecter.
Les entreprises doivent également s’assurer que leurs partenaires commerciaux sont prêts à recevoir et traiter les factures électroniques afin d’éviter tout blocage dans la chaîne de facturation/paiement.
Les exigences techniques et les formats de factures acceptés
Pour être conformes à la réglementation, les factures électroniques doivent être émises, transmises et archivées dans des formats garantissant leur intégrité et leur lisibilité.
En France, il s’agit essentiellement des formats structurés (UBL, CII, Factur-X) et hybrides (PDF+XML, PDF+UBL, etc.) contenant une version lisible par un humain et une version structurée pour le traitement automatisé. De ce fait, le simple envoi d’un PDF non structuré n’est plus suffisant pour se conformer aux nouvelles obligations.
Les factures doivent être transmises via une plateforme habilitée par l’administration fiscale comme Chorus Pro pour les marchés publics ou via une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) ou Non Partenaire (OD). Ces plateformes garantissent la sécurité des échanges ainsi que l’authentification de l’émetteur et du destinataire.
L’archivage électronique répond également à des exigences spécifiques : les factures doivent être conservées pendant au moins dix ans dans des conditions garantissant leur authenticité, leur intégrité ainsi que la possibilité de les rendre accessible. Il est donc indispensable de se doter de solution certifiées et conformes aux exigences réglementaires.
Éviter les sanctions et mettre en place les bonnes pratiques pour rester en conformité
Le non-respect de ces obligations pourrait entraîner de fortes sanctions financières, ainsi que d’importantes complications opérationnelles.
Pour éviter cela, il est important de prendre des mesures appropriées et adéquates.
Voici les principales à suivre pour garantir une conformité absolue :
- Vérifier régulièrement que vos outils et logiciels sont conformes aux règles en vigueur et qu’ils reçoivent bien les mises à jour nécessaires.
- Mettre en place un dispositif de contrôle interne rigoureux incluant la vérification systématique de la validité et de la conformité des factures émises et reçues.
- Former régulièrement vos équipes comptables, commerciales et informatiques aux nouvelles règles et exigences réglementaires ainsi qu’aux bonnes pratiques liées à la facturation électronique.
- Documenter précisément vos processus liés à la facturation électronique pour assurer une traçabilité optimale et faciliter d’éventuels audits.
- Avoir une communication claire et régulière avec vos partenaires commerciaux afin d’harmoniser les formats, protocoles et délais d’échange des factures électroniques.
- Recourir à l’expertise d’un prestataire spécialisé ou d’un expert-comptable pour bénéficier d’un accompagnement personnalisé qui tiendra compte de la taille et du secteur de votre entreprise.
En plus de ces bonnes pratiques, il est également essentiel de surveiller constamment l’évolution de la législation concernant notamment les obligations de dématérialisation progressive, les exigences techniques relatives aux plateformes de facturation ou encore les échéances fixées par l’administration fiscale. Cette vigilance vous permettra non seulement d’anticiper mais aussi de garantir une gestion fluide et sécurisée des échanges commerciaux.