Evaluer ses fournisseurs est une étape clé de l’approvisionnement. Elle permet de choisir les bons partenaires et de sécuriser la qualité des produits et services achetés, tout en réduisant les risques liés à la supply chain. L’évaluation peut se porter sur différents critères : qualité, prix, délais, SAV, conformité réglementaire, responsabilité sociétale… Cette évaluation peut être réalisée selon différentes méthodes allant du simple questionnaire à l’audit complet sur site. Nous vous proposons dans cet article les principaux critères à prendre en compte pour évaluer vos fournisseurs ainsi que les méthodes d’évaluation les plus courantes.
Pourquoi et quand évaluer ses fournisseurs : enjeux et fréquence recommandée
Evaluer ses fournisseurs est un enjeu majeur en matière de gestion des achats et de sécurisation de la supply chain.
Cela permet d’une part de garantir la qualité des produits ou services reçus, mais également de réduire le risque de non-conformité, de retard de livraison ou encore d’écart éthique et environnemental par exemple.
En effet, 64 % des entreprises ont déjà subi des interruptions majeures dans leur activité liées à des défaillances de leurs fournisseurs (source : étude D&B). Cela souligne l’importance d’une démarche d’évaluation rigoureuse et continue des fournisseurs. Car un fournisseur performant est un puissant levier de compétitivité pour l’ensemble de l’entreprise et contribue à la satisfaction client au final.
De plus une évaluation structurée peut réduire les incidents de livraison dans une proportion pouvant aller jusqu’à 25 %. Et plus surprenant encore, certains cas extrêmes peuvent entraîner des pertes financières considérables évitées grâce à une évaluation préventive de conformité (1,2 M€ par exemple).
Il est recommandé d’évaluer systématiquement un fournisseur au moment où il est sélectionné (sourcing), notamment lors des phases critiques que sont le sourcing ou la contractualisation ou après un litige. Cette première évaluation permet ensuite de valider que le nouveau fournisseur potentiel possède bien les moyens nécessaires (techniques, humains…) pour répondre aux besoins spécifiques du donneur d’ordre.
Pourtant près de 50 % des entreprises ne disposent pas d’un processus formalisé d’évaluation continue des capacités de leurs fournisseurs (source D&B), ce qui fragilise leur chaîne d’approvisionnement.On vous conseille donc d’adapter la fréquence en fonction du type de fournisseur : en continu pour les stratégiques, annuelle pour les critiques et tous les deux ans pour les secondaires. On s’assure ainsi du respect des engagements pris par le fournisseur dans le cadre du contrat et que son niveau qualitatif reste conforme aux attentes.
Mais certaines situations peuvent mener à effectuer malgré tout une évaluation exceptionnelle (changement important au niveau du produit ou service fourni par exemple) : chute brutale du niveau qualitatif observé chez le fournisseur, incident majeur impactant son niveau qualitatif ou environnemental, évolution importante de la réglementation pouvant influencer la relation avec le fournisseur ou enfin changement stratégique global au sein même du donneur d’ordre.Cette fréquence sera donc naturellement très dépendante du secteur d’activité considéré mais aussi du type critique / secondaire et bien sûr fidèlement corrélée à l’historique entre le partenaire fournisseur et le donneur d’ordre.
Les critères essentiels pour une évaluation complète des fournisseurs
Pour auditer de manière pertinente un fournisseur, il convient d’adopter une approche globale, couvrant plusieurs axes.
Les critères à considérer sont nombreux et doivent refléter à la fois les capacités opérationnelles, financières, technologiques et éthiques du partenaire. Afin de structurer cette évaluation, on peut distinguer les principaux domaines suivants :
- Qualité : conformité des produits, respect des exigences techniques, stabilité des performances, gestion proactive des non-conformités et amélioration continue.
- Logistique et délais : respect des délais de livraison, fiabilité des processus logistiques, capacité à gérer les fluctuations de la demande et optimisation des stocks.
- Capacités de production : volume de production, flexibilité des lignes, maîtrise des technologies utilisées et adaptation aux évolutions du marché.
- Aspects financiers : santé financière, solvabilité, capacité d’investissement, conditions de paiement et analyse du risque financier.
- Innovation et réactivité : capacité à proposer des solutions nouvelles, rapidité dans la réponse aux besoins clients et adaptation aux évolutions technologiques.
- Durabilité et conformité : respect des normes réglementaires locales et internationales, gestion des risques environnementaux et sociaux, politique RSE intégrée.
- Relations et éthique : réputation sur le marché, transparence des pratiques commerciales, respect des droits humains, conditions de travail équitables et lutte contre la corruption.
- Coût total de possession : analyse globale incluant les coûts directs et indirects liés à l’achat, au stockage, à la maintenance et aux éventuels retours ou défauts.
- Risques stratégiques : dépendance économique, stabilité politique du pays d’implantation, continuité d’activité en cas de crise et sécurité des approvisionnements.
En intégrant ces critères dans une démarche d’audit rigoureuse, les entreprises peuvent mieux anticiper les risques, optimiser leurs partenariats et construire une chaîne d’approvisionnement résiliente.
Par ailleurs, la mise en place d’indicateurs de performance adaptés permet de suivre dans le temps l’évolution de ces critères et de prendre des décisions éclairées pour renforcer la collaboration avec les fournisseurs sélectionnés.
Les méthodes et outils pour auditer efficacement vos partenaires
L’audit fournisseur peut revêtir différentes formes en fonction des enjeux et des ressources à disposition.
L’analyse documentaire est la première étape indispensable, consistant à vérifier les certifications, les bilans financiers, les politiques (qualité, environnementale…) ou tout autre document pertinent. Les questionnaires d’auto-évaluation transmis aux fournisseurs viennent compléter cette analyse documentaire en fournissant des informations détaillées concernant l’organisation et les process du fournisseur.
Diverses méthodes sont conseillées pour structurer l’évaluation du fournisseur à l’aide de différents critères : scoring, méthode des 7C, matrice de décision, approche MCDA (Multiple Criteria Decision Analysis), tableau de bord pondéré… Les audits de processus, questionnaires d’évaluation et checklists constituent aussi des outils précieux pour recueillir et comparer les données essentielles au sourcing. Des ressources pratiques telles que des modèles de matrice de décision, checklist et questionnaire types permettent de faciliter ce travail d’évaluation en fournissant une base de travail à adapter au contexte.
Les audits sur site constituent un outil puissant permettant de constater par soi-même les pratiques réelles du fournisseur et d’interagir directement avec ses équipes. Cette approche permet d’observer les conditions réelles de production, de vérifier l’application des procédures définies en interne par le fournisseur et d’identifier d’éventuels écarts entre la procédure et la pratique. Afin d’objectiver l’évaluation du fournisseur, il est conseillé de s’appuyer sur une grille d’audit standardisée élaborée préalablement selon les critères définis pour l’évaluation.
Les outils digitaux offrent aujourd’hui des solutions intéressantes pour faciliter la collecte, l’analyse et le suivi des données associées aux fournisseurs. Les plateformes collaboratives permettent de centraliser toutes les informations, planifier les audits fournisseurs, émettre les plans d’actions correctifs nécessaires et partager les résultats avec toutes les parties prenantes. La data visualisation permet également une meilleure lisibilité de la performance globale du panel fournisseur.
Accélérez votre suivi et l’amélioration continue de la performance fournisseur
L’efficacité de votre audit ne se limite pas à ce premier état des lieux.
Il est important d’aboutir avec votre fournisseur à un plan d’actions correctives formalisé, et de suivre sa mise en œuvre. Ce suivi peut s’appuyer sur des indicateurs de performance (KPI) développés autour des critères majeurs : le taux de conformité, les délais, le nombre de réclamations… L’évaluation de la performance doit idéalement se faire sur l’ensemble du cycle de vie du fournisseur / sous-traitant, avec des KPI adaptés à chaque étape.
La mise en place d’un modèle structuré d’évaluation et de suivi est gage de succès, permettant en moyenne une réduction de 15 % des coûts liés au non-qualité. La digitalisation permet quant à elle d’automatiser la gestion des non-conformités, la centralisation des données et l’émission de plans d’actions. Impliquer plusieurs départements (achats, qualité, production, RSE…) assure une vision transverse et globale et donc pertinente sur la performance fournisseur.
De plus, la traçabilité des évaluations réalisées via une documentation systématique constitue un atout indispensable pour assurer la conformité réglementaire mais également garantir le suivi des actions mises en place.
Planifier régulièrement des points avec ses partenaires permet d’assurer un échange continu entre les équipes et ainsi maintenir une relation « win-win » basée sur la confiance réciproque. Le levier d’amélioration continue s’applique également au partage de bonnes pratiques et à la montée en compétence des fournisseurs. Dans certains cas, il peut être judicieux de les accompagner dans cette démarche, notamment par le biais d’audits de progrès ou de formations spécifiques. En somme, transformer l’évaluation fournies/sous-traitants en levier d’amélioration continue et d’innovation permet d’instaurer un véritable cercle vertueux.
Enfin, il est conseillé de comparer périodiquement la performance relative des différents fournisseurs afin d’identifier les leviers d’optimisation possibles et réajuster le panel si besoin. Ce cercle vertueux contribue à sécuriser votre chaîne d’approvisionnement tout en créant un maximum de valeur sur le long terme pour votre entreprise comme pour vos partenaires.